Excel failas gali atrodyti kaip jūsų tiekėjų tinklo valdymo pultas. Vienas lapas kontaktams. Vienas lapas srautams. Vienas lapas kainoms. Vienas lapas likučių problemoms. Ir vienas lapas, kuriuo niekas iki galo nebepasitiki.

Mažam e. prekybos verslui tai kurį laiką gali veikti. Tačiau vos tik parduotuvė prideda daugiau tiekėjų, prekyviečių, produktų srautų ar likučių atnaujinimo taisyklių, tiekėjų valdymas Excel failuose pradeda vis mažiau priminti tvarką ir vis labiau — spėliojimą.

Būtent čia tiekėjų valdymo programinė įranga tampa nebe „maloniu priedu“, o praktiniu veiklos sluoksniu e. prekybos komandoms, kurios kasdien priklauso nuo tiekėjų duomenų.

Ne todėl, kad Excel yra blogas įrankis. Jis naudingas. Problema ta, kad tiekėjų valdymas nebėra statiškas.

Excel failas dažniausiai pradeda lūžti tyliai

Viena įsimintiniausių tiekėjų problemų, kurią matėme, prasidėjo ne nuo nepavykusios integracijos. Ji prasidėjo nuo spalvomis pažymėto Excel failo.

Pardavėjas stebėjo apie 40 tiekėjų. Kiekvienas tiekėjas turėjo pastabas: srauto tipą, atnaujinimo dažnį, kontaktinį asmenį, likučių patikimumą, maržos intervalą, tinkamumą prekyvietėms ir tai, ar tiekėjas „palaiko automatizavimą“. Failas atrodė tvarkingas. Jame net buvo išskleidžiamieji pasirinkimai.

Tuomet vienas tiekėjas pakeitė savo produktų failo struktūrą. Keli stulpeliai pasislinko, pasikeitė kai kurie kategorijų pavadinimai, o likučių reikšmės pradėjo ateiti kitu formatu. Dokumente vis dar buvo pažymėta, kad tiekėjas pasiruošęs automatizavimui. Komanda neatitikimą pastebėjo tik tada, kai produktai jau buvo neteisingai atnaujinti keliuose pardavimo kanaluose.

Pamoka buvo paprasta: Excel failas gali saugoti tiekėjų informaciją, bet jis negali stebėti, kaip tiekėjų informacija keičiasi.

Kodėl tiekėjų valdymas Excel failuose nustoja plėstis

Excel puikiai tinka sąrašams. Tačiau tiekėjų valdymas nėra tik sąrašas.

E. prekybos verslams tiekėjai daro įtaką produktų prieinamumui, kainoms, produktų turiniui, katalogo struktūrai, pristatymo pažadams, prekyviečių reikalavimams ir klientų patirčiai. Tiekėjas, kuris statiškame faile atrodo tvarkingai, vis tiek gali kasdien kelti trintį, jei jo duomenys yra nenuoseklūs arba sunkiai automatizuojami.

Pirmieji įspėjamieji ženklai dažnai būna maži:

• Skirtingi komandos nariai turi skirtingas tiekėjų failo versijas.
• Tiekėjų srautų informacija saugoma komentaruose, el. laiškuose arba atmintyje.
• Niekas tiksliai nežino, kada tiekėjas paskutinį kartą atnaujino likučius ar kainas.
• Prekyvietėms pasiruošę tiekėjai sumaišomi su tiekėjais, kuriems reikia daug tvarkymo.
• Tiekėjo įvedimas į sistemą priklauso nuo vieno žmogaus, kuris „žino procesą“.

Šios problemos ne visada atrodo skubios. Tačiau jos lėtina produktų paleidimą, kuria išvengiamas klaidas ir apsunkina sprendimą, su kuriais tiekėjais iš tikrųjų verta augti.

Ką pakeičia tiekėjų valdymo programinė įranga

Gera tiekėjų valdymo programinė įranga ne tiesiog pakeičia eilutes ir stulpelius gražesne sąsaja. Ji pakeičia klausimą iš „kur tai užrašėme?“ į „ar galime šiuo tiekėju pasitikėti operaciniu požiūriu?“

Šis pokytis svarbus internetiniams pardavėjams, dropshipperiams ir prekyviečių pardavėjams, nes tiekėjų sprendimai nebėra vien apie produktų asortimentą ar kainą. Jie taip pat yra apie pasiruošimą.

Ar tiekėjas gali pateikti struktūrizuotus produktų duomenis? Ar likučiai gali būti reguliariai atnaujinami? Ar kainos pakankamai stabilios sinchronizavimui? Ar tiekėjas palaiko API, XML, CSV, XLSX arba kitą tinkamą formatą? Ar jo katalogas gali veikti su jūsų e. prekybos platforma arba prekyvietės darbo eiga?

Tai nėra smulkios techninės detalės. Jos lemia, kiek darbo jūsų komanda paveldės pasirinkusi tiekėją.

Nuo tiekėjų duomenų bazės iki tiekėjų įžvalgų

Tradicinis tiekėjų duomenų bazės valdymas dažniausiai atsako į bazinius klausimus: kas yra tiekėjas, ką jis parduoda ir kaip su juo susisiekti.

Šiuolaikinės tiekėjų duomenų valdymo sistemos turi atsakyti į geresnius klausimus:

• Kurie tiekėjai pasiruošę automatizuotam tiekėjų valdymui?
• Kurie tiekėjai pateikia tinkamus naudoti produktų srautus?
• Kuriems tiekėjams prieš įvedimą į sistemą reikia duomenų tvarkymo?
• Kurie tiekėjai tinka pardavimui prekyvietėse?
• Kurie tiekėjai kelia pasikartojančias likučių arba kainodaros rizikas?

Tai yra skirtumas tarp tiekėjų informacijos sistemos ir tiekėjų sprendimų sistemos.

E. prekybai antroji yra kur kas vertingesnė.

Ką stebėti prieš paliekant Excel failus

Jei vis dar naudojate Excel failus, nebūtina jų atsisakyti rytoj. Geresnis pirmas žingsnis — patikrinti, ar dabartinė tiekėjų stebėjimo sistema fiksuoja informaciją, kuri iš tikrųjų veikia kasdienes operacijas.

Kiekvienam tiekėjui žiūrėkite plačiau nei tik į įmonės pavadinimą ir produktų kategoriją. Stebėkite srauto formatą, atnaujinimo dažnį, likučių patikimumą, kainų atnaujinimo metodą, minimalaus užsakymo taisykles, pristatymo regionus, integracijos galimybes, prekyviečių apribojimus, produktų duomenų kokybę ir pagalbos reagavimą.

Taip pat stebėkite, kas vyksta po įvedimo į sistemą. Tiekėjų veiklos stebėjimas dažnai ignoruojamas tol, kol kas nors sugenda. Tiekėją gali būti lengva pridėti sausį, bet sunku prižiūrėti kovą.

Naudingas tiekėjų valdymas apima ir atranką, ir istoriją.

Tiekėjų valdymo programinė įranga skirta ne tik pirkimų komandoms

Daugelis e. prekybos verslų, išgirdę terminus kaip pirkimų valdymo programinė įranga, pardavėjų valdymo programinė įranga ar santykių su tiekėjais valdymo programinė įranga, mano, kad tai skirta tik didelėms įmonių pirkimų komandoms.

Anksčiau tai iš dalies buvo tiesa.

Tačiau e. prekyba pakeitė šį darbą. Net maža internetinė parduotuvė gali dirbti su keliais tiekėjais, parduoti keliuose kanaluose ir priklausyti nuo tiekėjų duomenų realiuoju laiku, kad išvengtų perpardavimo ar maržos klaidų.

Tokiems verslams skaitmeninis tiekėjų valdymas nėra biurokratija. Tai būdas apsaugoti augimą nuo chaoso.

Naudingiausi tiekimo grandinės valdymo įrankiai e. prekybai yra tie, kurie padeda sujungti tiekėjo pasirinkimą su produktų operacijomis. Tiekėjo gyvavimo ciklo valdymas turėtų apimti paiešką, vertinimą, įvedimą į sistemą, srauto peržiūrą, pasiruošimą integracijai ir nuolatinį veiklos vertinimą.

Kada Excel vis dar pakanka

Excel gali pakakti, jei dirbate su vienu ar dviem tiekėjais, produktus atnaujinate retai ir nepriklausote nuo greitų likučių ar kainų pokyčių.

Nėra reikalo per daug apsunkinti paprasto verslo.

Tačiau kai tiekėjų sąrašas pradeda veikti produktų automatizavimą, katalogo plėtrą, pardavimą prekyvietėse ar kainų sinchronizavimą, vien statinis failas tampa silpnu tiesos šaltiniu. Jame vis dar gali būti informacijos, bet jis nekuria tiekimo grandinės matomumo.

Dažniausiai tai ir yra momentas, kai verta pradėti svarstyti debesijos pagrindu veikiančius tiekėjų valdymo ir pirkimų automatizavimo įrankius.

Kaip padeda Wise2Sync

Wise2Sync padeda e. prekybos komandoms perkelti tiekėjų vertinimą iš išsibarsčiusių Excel failų į praktiškesnę tiekėjų paieškos ir suderinamumo darbo eigą.

Užuot klaususi tik to, ar tiekėjas turi gerų produktų, Wise2Sync padeda suprasti, ar tas tiekėjas tinka e. prekybos automatizavimui. Tai apima produktų srautus, likučių atnaujinimus, kainų sinchronizavimą, API, XML, CSV, XLSX palaikymą, e. prekybos integracijas, prekyviečių darbo eigas ir tiekėjų duomenų kokybę.

Parduotuvių savininkams ir prekyviečių pardavėjams tai gali sumažinti laiką, praleidžiamą rankiniu būdu tikrinant tiekėjų pasiruošimą. Tai taip pat gali padėti išvengti tiekėjų, kurie komerciškai atrodo patrauklūs, bet operaciniu požiūriu tampa sunkiai valdomi.

Wise2Sync nėra apie visų jūsų jau naudojamų vidinių sistemų pakeitimą. Tai pagalba ieškant ir vertinant tiekėjus, turint omenyje e. prekybos operacijas.

Baigiamosios mintys

Excel pagrįsto tiekėjų valdymo pabaiga nereiškia, kad Excel nebereikalingas. Tai reiškia, kad jis neturėtų būti pagrindinė sistema sprendimams, kurie veikia likučius, kainodarą, produktų srautus ir tiekėjų patikimumą.

Augant e. prekybos verslams, tiekėjų informacija tampa aktyvi. Ji keičiasi, lūžta, atsinaujina ir veikia pajamas. Statiškas failas negali amžinai suspėti su šiais pokyčiais.

Jei jūsų komanda prideda daugiau tiekėjų, testuoja prekyviečių kanalus arba ruošiasi automatizavimui, dabar tinkamas metas iš naujo įvertinti, kaip valdote tiekėjų duomenis. Tinkama tiekėjų valdymo programinė įranga gali padėti pereiti nuo „turime sąrašą“ prie „žinome, kurie tiekėjai pasiruošę palaikyti mūsų augimą“.