Excel failas retai sugenda vienu metu. Dažniausiai jis tampa nepatikimas po vieną mažą išimtį: tiekėjas pakeičia stulpelio pavadinimą, kolega paredaguoja neteisingą formulę arba per klaidą dar kartą importuojamas vakarykštis likučių failas.

Būtent tada verslai dažnai pradeda ieškoti tiekėjų valdymo programinės įrangos. Klausimas nėra, ar Excel failai naudingi. Jie naudingi. Tikrasis klausimas — ar jie vis dar tinka produktų duomenų kiekiui ir atnaujinimo dažniui, su kuriuo dabar dirba jūsų parduotuvė.

Excel failai veikia tol, kol produktų duomenys pradeda judėti

Excel failas gali būti visiškai pakankamas, kai valdote vieną tiekėją, ribotą katalogą ir retus atnaujinimus. Jis suteikia pažįstamą vietą peržiūrėti SKU, kainas, likučių kiekius, aprašymus ir kategorijas.

Problema prasideda tada, kai tiekėjų duomenys nustoja būti statiški.

Kainos gali keistis kiekvieną savaitę. Likučiai gali keistis kelis kartus per dieną. Atsiranda naujų produktų, o nebeparduodami dingsta. Vienas tiekėjas siunčia CSV failą, kitas pateikia XML, o trečias siūlo API — jungtį, leidžiančią sistemoms automatiškai keistis duomenimis.

Šiame etape Excel failas nebėra pagrindinis informacijos šaltinis. Jis tampa laikina duomenų kopija, kurie jau keičiasi kažkur kitur.

Įspėjamieji ženklai, kurių nereikėtų ignoruoti

Nereikia atsisakyti Excel failų vien todėl, kad jūsų katalogas išaugo. Geresnis rodiklis yra tai, kiek rankinio darbo reikia, kad failu vis dar būtų galima pasitikėti.

Gali būti metas svarstyti alternatyvą Excel failui, kai:

• likučių ir kainų atnaujinimus reikia atlikti kiekvieną dieną;
• keli žmonės palaiko atskiras to paties failo versijas;
• prieš kiekvieną importą tiekėjo stulpelius reikia pervadinti arba perrikiuoti;
• produktai dažnai patenka į neteisingas parduotuvės kategorijas;
• negalite greitai nustatyti, kuris tiekėjas pakeitė reikšmę;
• naujų tiekėjų katalogams paruošti reikia kelių dienų;
• parduotuvė parduoda produktus, kuriuos tiekėjas jau pašalino;
• dar vieno tiekėjo pridėjimas atrodo rizikingas, o ne naudingas.

Tai nėra tik administraciniai nepatogumai. Jie rodo, kad jūsų produktų duomenų valdymo procesas per daug priklauso nuo rankinių sprendimų.

Mažas Excel failo pataisymas, atskleidęs didesnę problemą

Padėdami vienam e. prekybos verslui paruošti dar vieną tiekėjo katalogą, iš pradžių tikėjomės paprasto importo. Komanda jau buvo sukūrusi išsamų Excel failą su produktų pavadinimais, SKU, kainomis, kategorijomis ir likučių kiekiais.

Tačiau failas pamažu buvo tapęs įvairių laikinų sprendimų rinkiniu. Kai kurios eilutės naudojo originalias tiekėjo kategorijas, kitos — rankiniu būdu pataisytas parduotuvės kategorijas. Likučių reikšmės buvo paimtos iš naujesnio eksporto, bet kelios kainos nukopijuotos iš senesnio failo. Viena formulė tuščią tiekėjo reikšmę taip pat laikė nuliu.

Problemą sukėlė ne viena konkreti klaida. Excel failas tiesiog turėjo per daug atsakomybių.

Iš pradžių bandėme išvalyti failą, bet tai būtų paruošę jį tik vienam sėkmingam importui. Naudingesnis sprendimas buvo atskirti pasikartojančias taisykles nuo rankinių sprendimų. Kategorijų susiejimas, produktų filtravimas, kainų koregavimai ir pasikartojantys atnaujinimai buvo perkelti į automatizuotą procesą.

Pamoka paprasta: kai tuos pačius Excel failo taisymus reikia kartoti per kiekvieną tiekėjo atnaujinimą, tai nebėra taisymai. Tai verslo taisyklės, kurios turėtų būti valdomos sistemiškai.

Ką iš tikrųjų turėtų daryti tiekėjų valdymo programinė įranga

Tiekėjų valdymo programinė įranga neturėtų tik saugoti tiekėjų kontaktų ar pakeisti eilučių gražesniu valdymo skydeliu. E. prekybos verslams ji turėtų padėti kontroliuoti, kaip tiekėjų produktų duomenys patenka į parduotuvę ir kaip joje keičiasi.

1. Prisijungti prie skirtingų tiekėjų duomenų šaltinių

Tiekėjai gali dalytis produktų duomenimis per CSV failus, XML srautus, API ar kitus struktūrizuotus formatus. Produktų srautų valdymo programinė įranga turėtų surinkti šią informaciją nereikalaudama, kad kas nors kiekvieną kartą iš naujo kurtų importo failą.

2. Standartizuoti produktų informaciją

Tiekėjai dažnai tą pačią informaciją aprašo skirtingai. Vienas gali naudoti „available quantity“, kitas — „stock“, o trečias — „inventory level“. Automatizavimas gali šiuos laukus paversti nuoseklia produktų katalogo valdymo struktūra.

3. Taikyti pasikartojančias katalogo taisykles

Kategorijų susiejimas sujungia tiekėjo kategorijas su jūsų parduotuvėje naudojamomis kategorijomis. Produktų filtrai gali atmesti netinkamus produktus. Kainodaros taisyklės gali automatiškai taikyti maržas. Šios taisyklės turėtų veikti nuosekliai, o ne priklausyti nuo to, ar kas nors prisimins kiekvieną žingsnį.

4. Sinchronizuoti besikeičiančius duomenis

Produktų duomenų sinchronizavimas palaiko pasirinktą informaciją suderintą su tiekėjo šaltiniu. Priklausomai nuo integracijos, tai gali apimti kainas, prieinamumą, aprašymus, nuotraukas, atributus ir naujai pridėtus produktus.

Likučių atnaujinimai realiuoju laiku ne visada būtini, tačiau likučių duomenys turėtų būti atnaujinami pakankamai dažnai, kad sumažėtų rizika priimti užsakymus produktams, kurių nebėra.

Ar jums reikia PIM, pirkimų sistemos ar tiekėjų automatizavimo?

Skirtingi įrankiai sprendžia skirtingas problemas, todėl svarbu pasirinkti tinkamą kategoriją.

• Produktų informacijos valdymo (PIM) sistemos organizuoja ir papildo produktų turinį keliuose kanaluose.
• Pirkimų programinė įranga orientuota į pirkimus, patvirtinimus, užsakymus ir tiekėjų kaštus.
• Tiekėjų valdymo programinė įranga padeda valdyti santykius su tiekėjais, sutartis ir veiklos rezultatus.
• Likučių valdymo programinė įranga seka verslui priklausančias arba jo laikomas atsargas.
• Tiekėjų automatizavimo programinė įranga sujungia tiekėjų produktų duomenis su e. prekybos katalogais ir palaiko jų atnaujinimą.

E. prekybos parduotuvei, dirbančiai su dropshipping ar didmeninių tiekėjų srautais, dažnai pirmiausia reikia paskutinio varianto. Pagrindinė operacinė problema paprastai nėra daugiau produktų informacijos saugojimas. Tai patikimas tiekėjų duomenų importavimas, transformavimas ir atnaujinimas.

Praktiškas testas prieš pereinant prie kito sprendimo

Peržiūrėkite vieną pilną tiekėjo atnaujinimą nuo pradžios iki pabaigos. Užrašykite kiekvieną rankinį veiksmą, kurio reikia, kol produktai paruošiami jūsų parduotuvei.

1. Kaip gaunamas tiekėjo failas?
2. Kuriuos stulpelius reikia taisyti?
3. Kaip produktai atrenkami arba atmetami?
4. Kas tikrina kategorijas, kainas ir likučius?
5. Kaip tvarkomi nebeparduodami produktai?
6. Kiek laiko užtrunka procesas?
7. Kas nutinka, kai tiekėjas pakeičia srautą?

Jei procesas remiasi pasikartojančiu kopijavimu, formulėmis, versijų tikrinimu ir atmintimi, automatizavimas greičiausiai suteiks daugiau vertės nei dar vienas Excel šablonas.

Kur tinka Wise2Sync

Wise2Sync sukurta e. prekybos verslams, kuriems reikia importuoti ir sinchronizuoti produktų duomenis iš vieno ar kelių tiekėjų.

Ji gali apdoroti tiekėjų srautus, taikyti produktų filtrus, susieti kategorijas, konfigūruoti kainų antkainius ir perduoti paruoštą produktų informaciją į prijungtus pardavimo kanalus. Užuot rankiniu būdu perkurę failus, verslai gali apibrėžti, kaip turėtų būti tvarkomi tiekėjų duomenys, ir pakartotinai naudoti šias taisykles ateities atnaujinimuose.

Tai nepanaikina visų rankinių sprendimų. Produktų atranka, prekių pateikimas ir tiekėjų vertinimas vis dar reikalauja žmogaus sprendimo. Tačiau tai sumažina poreikį kartoti nuspėjamas produktų duomenų užduotis kiekvieną kartą, kai tiekėjas paskelbia naują failą.

Tinkamas laikas yra prieš Excel failui tampant rizika

Jums nereikia tiekėjų valdymo programinės įrangos todėl, kad Excel failai paseno. Jos reikia tada, kai Excel failai pradeda valdyti procesus, kuriems jie niekada nebuvo sukurti veikti nuolat.

Kai atnaujinimai tampa dažni, tiekėjų daugėja, o katalogo taisyklės sudėtingėja, rankiniai failai sukuria paslėptas priklausomybes. Perkėlus šias pasikartojančias užduotis į automatizuotą tiekėjų produktų valdymo procesą, jūsų komanda gauna daugiau laiko peržiūrėti katalogą, o ne nuolat jį taisyti.